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オンライン対応からみる社会保険労務士の選び方 

新型コロナウイルスの感染拡大を一つの背景として、在宅勤務などのリモートワークが普及しました。


社会保険労務士(以下、社労士)も例外ではなく、紙の手続きではなく電子申請の利用率が上昇するなど、業務の進め方に変化がありました。


社労士に業務を依頼するうえでは、オンライン対応の程度が一致していないと、コミュニケーションをとりにくいでしょう。


そこで本記事では、オンライン対応からみる社労士の選び方を解説します。


社労士業界全体のオンライン対応の特徴

社労士の働き方には、どのようなイメージを持っているでしょうか。

一昔前は、書類に埋もれながら働く姿が定番でした。


実際に、他の士業に比べてオンラインへの対応スピードが遅いという調査結果があります。

内閣官房IT総合戦略室・総務省の「行政手続等の棚卸結果等の概要(令和2年7月2日)」によると、平成30年度における電子申請の利用率は以下の通りでした。

・登記分野:77.5%

・国税分野:68.6%

・社会保険・労働保険分野:21.6%


年々上昇してはいるものの、登記分野・国税分野に比べて、社会保険・労働保険分野の電子申請利用率は圧倒的に低くなっています。

社労士業界全体でも電子申請の利用を促進してはいますが、オンライン・クラウドツールやITに強い社労士は、残念ながら少数派であるのが実態です。


そのため、自社ではリモートワークの従業員が多く社労士ともオンラインでのコミュニケーションをメインにしたい場合は、オンライン対応の観点からも自社に合った社労士を選ぶことが大切です。


社労士によるオンライン対応の6つのケース

社労士との業務に関するやり取りにおいては、主に以下の6つのケースでのオンライン対応をチェックするとよいでしょう。

・日頃のコミュニケーション

・書類の送受信

・打ち合わせ

・社会保険・労働保険の手続き

・勤怠管理・給与計算

・就業規則の作成・管理


日頃のコミュニケーション

まずは社労士との日頃のコミュニケーション方法です。


Eメールがメインであるケースが多いかもしれませんが、簡潔な情報提供には適さないところが難点です。


内容や状況によっては電話でなければならないこともあるでしょう。


単純な連絡事項などには、スピーディーにやり取りできるSlack・Microsoft Teams・Chatworkなどのチャットツールが便利です。


書類の送受信

社労士への業務依頼においては、書類のやり取りが多く発生します。

すべてを紙で印刷して郵送しているような場合には、手間や郵送費がかかるだけでなく、紛失などのリスクもあります。


まだまだEメールに書類を添付する方法がメジャーでしょうが、誤送信やウイルス感染などもあり得ます。


オンラインでの対応を希望する方は、クラウドにアップ・ダウンロードする方法やクラウドシステムの書類送受信機能を使った方法などに対応している社労士かどうか確認してみましょう。


打ち合わせ

ほんの少し前までは、対面での打ち合わせが当たり前の光景でした。


しかしながら、現在ではオンラインミーティングのツールが複数登場し、どちらかが移動しなくてもすぐに打ち合わせを始められるようになりました。


今では、「一度もオンラインミーティングのツールを使ったことがない」という方は少なくなってきたのではないでしょうか。ZoomもGoogle Meetも、一部の機能は無料で使うことができます。


もちろん、内容によっては対面での打ち合わせが適していることもあるでしょう。オンラインでもオフラインでも、柔軟に対応してくれる社労士を選ぶことをオススメします。


社会保険・労働保険の手続き

社会保険や労働保険の手続きも、以前は紙で申請することがほとんどでした。

年金事務所やハローワークへの郵送どころか、書類を直接持参していた社労士も多くいました。


徐々に電子申請のツールも進化してきており、社労士が役所にオンラインで手続きできるだけでなく、社労士と会社が双方向で書類・データなどのやり取りができたり、クラウド上に書類を保存できたりします。


社労士への手続き依頼をできる限りオンラインで完結させたい場合は、SmartHRやオフィスステーションなどのクラウドシステムに慣れた社労士を選びましょう。


ただし、残念ながら現在の電子申請システムやクラウドシステムは、すべての手続きには対応しておりません。一部の手続きはどうしても紙ベースになってしまうことをご理解ください。


勤怠管理・給与計算

勤怠管理や給与計算のシステムも、年々バージョンアップしてきています。

従業員が持っている端末で勤怠の打刻ができたり、従業員自身が必要な情報を入力して人事部に送信できたり、そのデータを勤怠管理システム・給与計算システムと連携したりすることが可能です。


従来はパソコンにインストールして使用するソフトウェアが主流でしたが、今ではクラウド上で情報の管理や給与計算ができるシステムが多数リリースされています。


しかしながら、社労士であっても勤怠管理・給与計算のクラウドシステムを使いこなせる者は多くありません。クラウドシステムの利用実績が豊富かどうか、自社の実態に合わせてシステムを提案してくれるかどうかなどをチェックしましょう。


就業規則の作成・管理

就業規則の作成や管理も、今やオンラインで完結するようになっています。


社労士と人事担当者がワードファイルをやり取りして、就業規則が完成したら製本するという流れが一般的でしたが、クラウド上で変更や修正をしたり社内で稟議にかけたりすることができるツールが登場しました。


もちろん、就業規則を印刷して従業員に配布したり、各部署に掲示したりすることは基本的な周知方法です。ただリモートワークが普及した現在は、一度も出社したことがない社員がいるというケースもあるほどです。


こうした働き方の会社では、就業規則の作成や管理をクラウドシステムで完結させている社労士を選んでみてはいかがでしょうか。


社労士選びには「社労士ステーション」の活用を

当サイトでは、「対応可能なクラウドサービス」「対応可能なコミュニケーションツール」を選択して社労士事務所を検索することができます。


freeeなのかマネーフォワードなのか、SlackなのかChatworkなのかなどなど、現在使用しているツール、使用を検討しているツールに合わせて社労士を探してみてください。


さらに、給与計算・就業規則・助成金などなど、得意領域で絞り込むことも可能です。


オンライン対応からみる社労士の選び方まとめ

働き方が多様化し、必ずしも従業員一同が集まって仕事をするとは限らなくなりました。社労士に業務を依頼するときにも、複数の人事担当者が別々の場所で働いているかもしれません。


こうした場合に、社労士が対面の打ち合わせや郵送での書類のやり取りにしか対応していなければ、業務がスムーズに進みません。オンラインミーティングツールやクラウドシステムを利用したい方は、社労士選びにオンライン対応という観点も加えてみてください。


その際、「対応可能なクラウドサービス」「対応可能なコミュニケーションツール」で社労士事務

所を検索できる当サイトをぜひご活用ください。もちろん、自社の課題を確実に解決できるよう社労士の得意分野をチェックすることも大切です。

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