事務所の働き方改革もできている社労士を見つけよう！

「働き方改革」と叫ばれてから早数年が経ちました。働き方改革の一環として、時間外労働の時間数に上限が設けられたり、年次有給休暇の時季指定（※）が義務づけられたりしました。

社会保険労務士（以下、社労士）は、こうした法改正やルールを会社さまに指導させていただく仕事をしています。

ところが、社労士の働き方に対しては、誰も指導をしてくれません。自分たちで改革するしかないのです。

自社で働き方改革を進めて効率化できているのに、顧問の社労士が旧来式の働き方をしていては、業務がスムーズに進みません。

そこで本記事では、自社に合った社労士を選ぶために押さえておきたい、社労士の働き方改革のポイントを紹介します。

※「年次有給休暇の時季指定」とは、年10日以上年次有給休暇が付与される従業員に対して、年5日については会社が時季を指定して取得させることを指します。

社労士は毎日残業が当たり前！？

社労士がどのくらいの時間働いているかなど、気にしたことがあったでしょうか？

確かに、疑問をすぐに解消したいときや緊急事態が生じたときに、ただちに対応してくれる社労士のほうがよいでしょう。

ところが、長時間労働が常態化している社労士はどうでしょうか。

社労士の以前の働き方は、デスクやオフィスが紙に溢れていることが当たり前でした。

手書きの書類をベースに手続きや給与計算をしていたので、とくに繁忙期にはどうしても残業時間がかさんでしまっていました。

ここ数年で社労士も働き方改革に取り組んでいなければ、いつまでも単純作業やルーティンワークに時間をかけてしまうことになります。

働き方改革ができていない社労士は、いつも疲れているかもしれないですし、レスポンスが遅かったり業務に漏れが生じたりするかもしれません。

大きなトラブルの発生など、いざというときに頼りにならなければ、社労士に顧問を依頼する意味がありません。

キレのある回答を得るためにも、社労士の働き方改革に着目することが重要なのです。

社労士の働き方改革の4つのポイント

社労士の働き方改革の度合いを知るには、以下の4つのポイントをチェックしてみてください。

・いつでもどこでも返信がこないか

・書類のやり取りが郵送のみでないか

・業務改善・手順変更の提案をしてくれるか

・クラウドサービスに精通しているか

いつでもどこでも返信がこないか

いつでもどこでもメールの返信がきたり電話がつながったりするのは、もちろん便利なことです。

大人数で運営している社労士事務所や社労士法人なら、このような対応も可能かもしれません。

しかしながら、数十人程度で運営している事務所や法人であるにもかかわらず、いつでもどこでもメールの返信がくるような場合は、かなり無理をして働いていたり長時間労働が常態化していたりする可能性があります。

急ぎの対応を依頼したときは別ですが、いつ連絡してもすぐに返信が返ってくるようでしたら、社労士の働き方に少し疑問を持ってみてもよいでしょう。

書類のやり取りが郵送のみでないか

社労士に業務を依頼するときには、書類やデータのやり取りが多く発生します。

以前は書類やデータを紙に印刷して郵送していましたが、今ではメールに添付することが一般的になりました。

さらに、クラウドストレージにアップ・ダウンロードする方法もかなり普及してきています。

セキュリティ対策をしっかりとしていれば、紛失事故や誤配送が起こりうる郵送に対して、クラウドストレージでのやり取りはこうしたリスクが低いと言えます。

書類の郵送作業自体は、大した作業ではありません。しかし、これに付随するデータの出力・入力作業やリモートワークが増えている中での郵送物の送付・受け取りの調整、重要書類に対するリスク管理にまでしっかりと配慮できているかどうかは、業務をスムーズに進めるうえで大切なポイントです。

業務改善・手順変更の提案をしてくれるか

新型コロナウイルスの流行が始まった当初、多くの方が在宅勤務などのリモートワークを余儀なくされました。

もちろん、社労士にとっても未知のことですから、業務のやり方を手探りで改善していく必要がありました。

ただし、このような不測の事態に遭遇したときに、率先して業務改善をしていくべきなのは社労士のほうです。

社労士に業務を依頼したあとは、基本的には社労士の指示に従って進めていくことが多いことでしょう。社労士に対して、「もっとこうしたほうが早く業務を進められるのでは？」「このやり方のほうが効率的なので変えて欲しい」とはなかなか言いにくいものだと思います。

コロナ禍以降、業務効率化を推進するような便利なツールがたくさんリリースされました。こう

したツールは常に改良され、アップデートされています。

慣れた手順で業務をスムーズに進めることは大切です。他方で、日々便利になっていくツールなどを活用して、「もっとお互い楽に業務を進められる方法はないか」「ヒューマンエラーを減らす方法はないか」にアンテナを張っている社労士を探すということも一つの観点です。

社労士に業務を依頼するときには、業務の進め方や手順についても質問してみることによって、改善や効率化の提案をしてくれそうか見当をつけることをオススメします。

クラウドシステムに精通しているか

社労士にとっても、クラウドシステムはなくてはならないものになりました。社労士自身はもちろん、会社の人事担当者さまもリモートワークをしている可能性があり、双方がどこにいても業務を行えることの優先度が高まっています。

とくにコロナ禍以降、続々とリリースされたクラウドシステムをいち早く活用し始めた社労士は、ここ数年でかなり知見を蓄えています。それに対し、クラウドシステムを使ったことがないとか、やっと使い始めたという社労士は、データのやり取りに手間取っていたり機能を使いこなせていなかったりするかもしれません。

社労士でも実は使いこなすのが難しいクラウドシステム。それぞれのシステムで特徴がかなり違っており、種類も多くあります。

人事労務管理を効率的に行いたい場合は、自社の実態に合わせた使い方をアドバイスしてくれるような、クラウドシステムに精通している社労士を選ぶとよいでしょう。

当サイト「社労士ステーション」では、freeeやマネーフォワードなどのクラウドシステムに強い社労士を簡単に探すことができます。「対応可能なクラウドサービス」でご希望のサービスを選択して、ぜひ検索してみてください。

社労士による社会保険手続きのデジタル化については、以下の記事もご参照ください。

「社会保険手続きで見る！アナログ事務所とデジタル事務所の違い」

社労士の働き方からみる社労士の選び方まとめ

会社さまの働き方改革にアドバイスをさせていただく立場にある社労士自身の働き方は、社労士が自分で見直していくしかありません。

自社で業務改善を積極的に行っているのに、顧問の社労士が効率の悪い働き方をしていては、業務が円滑に進まないでしょう。

社労士の働き方をチェックするポイントは、連絡のタイミングと書類の送受信の方法、業務改善の提案をしてくれるかどうか、クラウドシステムへの精通度合いの4つです。自社に合った社労士を選ぶためにも、社労士の働き方改革という視点も持ってみることをオススメします。