【特別インタビュー】クラウド労務管理 WelcomeHR
クラウド労務管理システム「WelcomeHR」について、運営元のワークスタイルテック様よりお話を伺いしました。
システムの強みや、開発で力を入れているところ、既存ユーザーから指示されるご理由など、お答えいただいています。WelcomeHRを初めて聞くという方はもちろんのこと、すでに検討中の方にもご参考にして頂ける内容です。
ぜひ、ご一読ください！
Q.1 WelcomeHRならではの強み、特徴を教えてください。
WelcomeHRは、店舗に特化した人事労務管理が強みです。
店舗毎に店長がアルバイト・パート従業員の入社手続き、契約更新等の労務管理を行うシナリオに特化した機能が充実しています。
例えば、
・エリアや店舗毎に契約書送信、従業員管理をできる「多店舗管理機能」
・従業員の契約更新書類をCSVファイルで一括して送信できる「一括送信機能」
・未成年のアルバイト従業員の保証人サインを電子印回収する「第三者電子サイン機能」
・契約期限切れや外国人就労ビザの期限切れをアラート表示する「アラート機能」
・契約書の内容に対して承認を、店長→人事→経理など柔軟に設定できる「承認フロー機能」
このように、実際にご利用いただいている企業様の現場からあがってきたお声・要望を実装した機能を開発しており、導入企業様から大変高評価をいただいております。
機能面以外では、「サポート力」、「圧倒的低価格」が強みになります。
「サポート力」の面では、導入時に初期設定が面倒だったり、うまくできるか不安という人事労務担当者様の声も多いため、当社に全て丸投げしていただき初期設定を致します。
お客様の要望に応じて柔軟に設定を進めますので、導入が早く楽だったと好評をいただいております。
また、導入前のヒアリング・導入・運用開始時にそれぞれのステージでのお困りことやこれができたらいいという要望を徹底的に伺いっています。ご要望に応じて個社開発の機能をリリースするなどきめ細やかな対応は、数あるサービスから選んでいただき、継続利用に繋がっていている理由としてあげてもらっています。
また、アルバイト従業員の管理に予算をあまりかけられないという声も多く、機能を絞り必要に応じて利用機能を追加できるアラカルト形式をとることで、「圧倒的低価格」での提供を実現しています。
Q.2 開発やデザインで注力されていること、気をつけているポイントはありますか？
人事労務の専門知識がある人事担当者様だけでなく、専門知識がない店長やアルバイト・パート従業員の方でも直感的に操作ができるUI/UX設計が特徴です。
アルバイト・パート従業員の中には高齢者の方も多く、スマホ操作に慣れていない方でも分かりやすく安心して使えるシンプルな画面や操作性にこだわっています。また年末調整の機能では、分かりにくい専門用語の代わりに誰にでも分かりやすい言葉を使ったり、補足する説明を表示し、申請のやり直しや人事担当者への問い合わせを減らす工夫、改善を行っております。
開発面では、お客様の困りごとや要望を徹底的にヒアリングした内容に基づき、お客様に使われる、喜ばれる機能を第一に設計、機能実装をしています。
Q.3 どのような課題を解決できるのでしょうか？
WelcomeHRでは、お客様の以下のようなお悩みを解決できます。
・人事担当、店長が入社手続き、契約更新の作業に追われて、本来の業務ができない。
・契約書、入社手続きの書類管理が大変、書類紛失が心配。
・アルバイト・パート従業員の面接から入社手続き完了・出勤までの期間を短縮したい。
・システム導入したいが、費用と使いこなせるかが心配。
Q.4 導入企業様、労務担当者様からの実際のお声や、エピソードを教えてください。
実際のお客様からの声として、以下のエピソードを紹介させて頂きます。
エピソード１：大手飲食チェーン店のお客様
アルバイト3,000人規模の契約更新を1人ずつ雇用契約書を 作成、印刷、店舗ごとに郵送していて、そのためだけに人事部担当複数人で時間外労働が発生していたが、WelcomeHRを導入したことによって一括で契約更新を送信でき、契約更新の作業だけで年間100時間以上の工数削減ができ、担当者1名のみで対応できるようになりました。現場のアルバイトさんからはお店に行かなくとも自分のスマホで契約が更新できて便利になったと好評でした。
エピソード２：娯楽サービス業のお客様
契約書を店舗毎に管理していて書類の管理スペースが膨大になっていたり、入社手続きの書類が面接日から本社に届くまで1か月かかっていたり、書類送付漏れが発生していた課題があったが、WelcomeHRを導入したことによって、従業員情報の確認、変更がクラウド上でスムーズにできるようになり、書類保管スペースの削減、面接から入社手続きの書類が届くまでのタイムラグがなくなり、郵送費などのコスト削減と業務効率化の効果がありました。
エピソード３：フードサービス業のお客様
入社手続き書類は、近隣店舗は本社まで持ってきてもらい、遠方の店舗は郵送する形で、本部でチェックシートを作成し、一人一人確認作業を行っており、住所変更、交通費の変更など、何かあった際に 書類を 探すなどの管理に時間が掛かっていた課題があったが、WelcomeHRを導入したことによって、入社手続きに必要な書類の持ち込みや、郵送を待つことがなくなり、チェックシートの作成などが削減され、業務効率が向上されました。また、年末調整のデジタル化で、 書類の添付や未記入など が無くなり、例年よりスムーズに書類の改修ができました。
Q.5 特におすすめしたい企業様はありますか？
WelcomeHRは以下のようなお客様に多くご利用頂いております。
・アルバイト・パート従業員の方が多い業種（飲食・小売、等）
・店舗毎、店長が従業員の採用、入社手続き、契約更新などを行っている
・従業員の入れ替わりが多い繁忙期、従業員の契約更新時期、年末調整時期に労務管理の作業が膨大になっている
・紙の管理を減らしてペーパーレス化したい
・従業員の面接から出勤までの期間を短縮したい
・会社として業務の効率化、DXを推進したいが、コストをなるべく抑えたい
・システム導入に不安があり、導入・運用に手厚いサポートが必要
・独自の機能要求があり、個社対応、カスタマイズ対応をしてもらいたい
WelcomeHRは店舗に特化した人事労務管理サービスにより業務効率化、コスト削減することで、店舗の従業員が本来の作業、やりたいことに夢中になれる環境作りを実現します。
詳細は以下からお問合せください。